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Gestion Documentaire

Checked Mise en place et gestion d'un manuel contrôlé électroniquement
Checked Conforme aux normes ISO et à la FDA américaine
Checked Évaluation et répartition électroniques de documents
Checked Accès sécurisé à travers un client Windows, une interface Web ou d'autres applications (ERP, intranet...)

"Notre groupe a acquis le logiciel Vivaldi en 2002. La mise en place de la gestion documentaire globale est également passée par le logiciel Vivaldi, ceci implique une interaction plus grande entre les gens de terrain et la gestion des documents qu'ils utilisent quotidiennement, le nombre d'utilisateurs a alors doublé." 
                                   - Nathalie Fouret - Cosucra Groupe Warcoing -

Convivial et très accessible, mais sûr !

  • Recherche des documents à travers une arborescence, à l’aide de raccourcis ou de la puissante fonction de recherche (y compris d’après les mots figurant dans les documents mêmes)
  • Chaque utilisateur a une liste personnelle de documents favoris.
  • Liens directs vers les documents à partir de votre intranet, de votre site Web ou à partir d’autres applications (uniquement avec la version Sur site)
  • Choix entre client Windows (uniquement pour la version Sur site) et interface Web
  • Interface multilingue : chaque utilisateur travaille dans sa propre langue. Néerlandais, français et anglais fournis en standard. Vous pouvez ajuster vous-même tous les textes ou ajouter de nouvelles langues.

Tous les formats de fichier sont pris en charge

  • Prise en charge de tous les formats de fichier qui peuvent être copiés dans un même fichier
  • (fichiers MS Office, PDF, Autocad, photos, vidéos…)
  • Importation fluide de vos documents existants (document par document ou par lots)
  • Conversion automatique au format PDF (Acrobat) pour consultation à l’aide du module d’extension PDF optionnel.

Fonctionnalités supplémentaires pour MS Office

  • Utilisation de modèles MS Word ou MS Excel, l’en-tête étant automatiquement complété avec, par exemple, le titre, le numéro de version, la date de publication…
  • Créer des documents dans Vivaldi Gestion Documentaire à partir de MS Word ou MS Excel en cliquant simplement sur un bouton (uniquement avec la version Sur site).

Puissants flux de travaux : de la création jusqu’à la diffusion, en passant par la modification

  • Évaluation électronique avec Actions & Tâches ou sur papier (pour les utilisateurs manuels)
  • Le flux de travaux pour les évaluations et la publication est ajustable

Conformité (compliance)

  • Répond totalement à toutes les exigences des différentes normes ISO (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, ISO/TS, ISO 17025…)
  • Totalement conforme à la réglementation de la FDA avec l’exécution d’une validation interne et moyennant l’installation d’OmniAudit (logiciel optionnel de l’éditeur tiers Krell Software).

Prise en charge des personnes sans accès au système

  • Notification (automatique) par courrier électronique (avec le document en pièce jointe) aux utilisateurs sans accès. Il peut aussi s’agir de personnes extérieures (par exemple de sous-traitants).
  • Impression (automatique) de documents et de formulaires de diffusion pour les utilisateurs manuels en cas de publication de nouveaux documents ou de nouvelles versions.
  • Liens directs vers les documents à partir de votre intranet, de votre site Web ou à partir d’autres applications.

Statistiques et aperçus

  • Statistiques des documents consultés, statistiques des numéros de version, calendrier, répartition par responsable, répartition par auteur…
  • Liste des documents modifiés depuis une date déterminée (par exemple depuis le dernier audit externe)
  • Tableau de diffusion

Raccourcis

GED (Gestion Documentaire)
Process2Flow
LinkGestion des plaintes
LinkPlan d'action
LinkEnreg. du courrier
Gestion des formations
Références
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