Solução User friendly

Com o Vivaldi Document Control regista e controla todos os seus documentos de uma forma intuitiva orientada por processos.

A solução está em conformidade com todos os requisites normativos relativos à gestão documental. 

• Vivaldi Document Control suporta todos os tipos de documentos.
• Rápida importação de documentos já existentes.
• Vivaldi Document Control gera automaticamente os dados (versão, data de emissão, ….) no cabeçalho dos documentos de formato MS Word e MS Excel.

Consulta através da Intranet ou Internet

Os utilizadores podem consultar os documentos utilizando o Intranet Cliente em qualquer local do Mundo. Todas as funcionalidades de consulta do Windows estão disponíveis: estruturas de árvore, pesquisas avançadas, shortcuts, favoritos…

Faça links directos no seu sítio de internet ou intranet para “activar” documentos através do Vivaldi Document Control.

 

Defina níveis de acesso e delegue o controlo

Uma gestão avançada de níveis de acesso permitem-lhe ceder direitos aos vários processos, pastas e documentos, para todos os cargos dentro do organograma. Isto significa que pode distribuir tarefas ao longo da sua empresa sem perda de controlo sobre os documentos.
 
Ferramentas integradas tais como, rotas de aprovação, arquivos digitais e históricos, listas e matrizes de distribuição, índices automáticos…, garantem eficiência e ganhos de tempo.

  

Favoritos

Cada utilizador pode definir a sua lista de documentos “favoritos”. Os utilizadores podem ainda, com um simples clique, abrir os documentos dentro de uma lista de documentos “mais vistos”.

Funcionalidades de pesquisas avançadas

As ferramentas de pesquisa permitem-lhe rapidamente encontrar o documento que procura. Pode pesquisar por autor, código, nº de versão, data de emissão, etc.

Com a utilização da versão completa do MS SQL Server como plataforma de base de dados, pode ainda efectuar pesquisas dentro do próprio texto dos documentos (MS Word, MS Excel, Acrobat PDF, MS PowerPoint...)

Gestão de tarefas no módulo ‘Actions & Tasks'

Todas as tarefas geradas pelo Vivaldi Document Control, tais como aprovação ou revisão de um documento, notificações, etc, são centralizadas no módulo “Actions & Tasks”.

Esta aplicação é utilizada por todos os módulos do Vivaldi QMS e serve para controlar as tarefas pendentes e terminadas de cada utilizador.

Pode optar por visualizar as tarefas pendentes aquando do início da sessão de cada utilizador no seu computador de trabalho ou ligar as acções e tarefas ao seu servidor de email (MS Exchange, Lotus Notes, etc), de modo a que cada utilizador seja automaticamente notificado das suas tarefas pendentes.